LPC-ANGEBOT
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass kaum ein Handwerksbetrieb einen echten Überblick über die aktuell offenen Angebote seines Betriebes hat.
Mit LPC-ANGEBOT erhalten Sie auf Knopfdruck einen Komplettüberblick über Ihren in PASST.prime erstellten Angebotsbestand, indem die Angebote aus der SQL-Datenbank
von M-Soft PASST.prime nach Excel importiert werden.
Dabei kann gewählt werden, ob nur die aktuell offenen Angebote, oder auch die nicht erhaltenen Angebote (Status Archiv) dargestellt werden sollen.
Mit dieser automatisch befüllten Excel-Tabelle können dann Nachfass-Aktionen - sogar von mehreren Personen (Verkäufer / Kalkulatoren) mit einer Kopie dieser Excel-Datei auf verschiedenen Arbeitsplätzen - gleichzeitig – durchgeführt werden.
Dabei werden die vertrieblich interessanten Informationen direkt aus Excel in einer separten LPC-Datenbank zwischengespeichert, so dass diese Informationen auch anderen Mitarbeitern in deren Excel-Tabellen nach dem Klick auf den Button "Aktualisieren" zur Verfügung stehen.
Auch die Hinterlegung von weiteren Infos wie der geplante Ausführungsbeginn, das Anfrage- oder Besprechungsdatum, woher der Kontakt kam, ein evtl. Absage-Grund und die
Information, ob es sich um ein Alternativ-Angebot handelt (was eine Nicht-Bewertung zur Folge hat) ist direkt in Excel möglich.
Immer mehr Betriebe möchten bereits bei der Abgabe eines Angebots eine Einschätzung darüber hinterlegen, wie hoch die Chancen sind, dass dieses Angebot dann auch zum Auftrag wird.
Diese Klassifizierung der Chancen jedes einzelnen Angebotes ermöglicht eine Schätzung, wie viele Stunden im aktuellen Geschäftsjahr bereits „so gut wie“ verkauft sind, obwohl diese Aufträge noch gar nicht unterschrieben im Haus sind. Firmen die solche Denkansätze praktizieren, berichten mit dieser Methode von erstaunlich realistischen Vorhersagen über die fiktiv verkauften Stunden, sofern die Chancen-Einschätzung ehrlich und realistisch erfolgt.
Denn weshalb weiter massenhaft Angebote ausfüllen, wenn doch die Kapazität des Unternehmens (verkaufbare Stunden) bereits so gut wie erschöpft ist, auch wenn viele Aufträge noch nicht in Form von "Unterschriebenen Aufträgen" im Haus sind, sondern sich noch im Angebotsstatus befinden.
Mit dieser Information, kann sich das Unternehmen ab einem gewissen Zeitpunkt im laufenden Geschäftsjahr dann mit dem „picken von Rosinen“ beschäftigen ;-).
Einzig die Information, WANN diese fiktiv verkauften Stunden voraussichtlich geleistet werden müssen, wird dabei in LPC-ANGEBOT noch nicht berücksichtigt.
Diese wichtige Betrachtung auf dem Zeitstrahl findet in unserem Auslastungsmonitor mit Kapazitätsvorschau LPC-AUSLAST statt.
Mit LPC-AUSLAST werden sowohl die terminierten Aufträge, als auch die mit einem fiktiven Start-Termin versehenen Angebote im Zeitstrahl automatisch dargestellt - wenn gewünscht sogar mit den
reduzierten Stunden lt. Chancen-Einschätzungen aus LPC-ANGEBOT.
Hier ein paar Screenshots aus LPC-ANGEBOT:
In der Import-Maske können verschiedene Optionen gesetzt werden:
Die Werte für die Drop-Down Menüs zur Klassifizierung von Angeboten können frei vergeben werde:
Beim Nachfassen von Angeboten wird es sicher leider auch vorkommen, dass man Absagen für manche Angebote erhält.
Um einen sauber gepflegten Auftrags-Datenbestand zu erhalten, müsste man dann in PASST.prime den Vorgang aufgerufen und dort die Belegart von „Angebot“ auf „Archiv (V)“ ändern, da ja nur die Angebote in der Belegart „A“ stehen sollten, bei denen noch Chancen auf einen Auftrag bestehen.
Genau so sollte auch beim Erhalt eines Auftrags im Vorgang die Belegart auf "B" oder "AA" gesetzt werden, um einen sauber gepflegten Auftragsbestand zu erhalten.
Es werden pro Angebot folgende wichtige auftragsbezogenen Informationen dargestellt:
Weitere (in PASST.prime nicht enthaltene) Informationen zu den Angeboten können vom Bediener hinzugefügt werden:
Durch die Eintragung eines %-Satz für die Chance, den Auftrag zu erhalten, wird aus den Angebotswerten (Stunden und Umsatz links in blau) das potentielle Auftragsvolumen (rechts in grau) ermittelt: 
Denn wie oben erwähnt:
Weshalb weiter massenhaft Angebote ausfüllen, wenn doch die Kapazität des Unternehmens (verkaufbare Stunden) bereits so gut wie erschöpft ist.
Alternativ-Angebote können mit einem „x“ in der orangen Spalte markiert werden, damit diese aus der Bewertung generell ausgeschlossen werden:
Die bei den Nachfass-Aktionen gewonnenen Informationen können direkt in der Excel-Tabelle hinterlegt werden und stehen beim nächsten Import der Angebote auch den anderen Nutzern dieses Tools im Netzwerk sofort zur Verfügung:
Somit hat auch die Geschäftsleitung permanent einen Komplett-Überblick über die aktuelle Situation im Nachfass-Prozess bei allen offenen Angeboten, da eine Kopie dieser Excel-Datei ja auf mehreren PCs im Unternehmensnetzwerk verwendet werden kann und diese Kopien trotzdem auf den gleichen Datenbestand zugreifen.
Wir haben inzwischen auch Anwender, die dieses Werkzeug auch für die wöchentlichen Bauleiter-Besprechungen nutzen.
Dabei wird bei einer Kundenanfrage bereits ein Vorgang in der Belegart „E“ angelegt. Diese jetzt zur Angebotserstellung angelegten Vorgänge (noch ohne Positionen) werden ebenfalls schon in die Excel-Tabelle eingelesen und dann kann bereits über LPC-ANGEBOT festgelegt werden, welcher Bauleiter bzw. Kalkulant für den jeweiligen Auftrag zuständig ist und dann wird diskutiert, wie weit der Bauleiter mit der Ausarbeitung der mit seiner Person verknüpften Aufträge ist.
Außerdem gibt es eine Excel-Spalte, in dem Datum / Uhrzeit der Angebots-Abgabe definiert werden können und die gesamte Tabelle der Angebote (inkl. der noch zu erstellenden Angebote in der Belegart „E“) können danach sortiert werden, so dass kein Abgabetermin mehr versäumt wird.
Ausblick auf weitere Auswertungen im Zusammenhang mit dem Angebotsbestand mit LPC-STATIST:
Mit dem nächsten Tool LPC-STATIST (in Planung), das auf die LPC-ANGEBOT Daten zugreift, eröffnen sich Ihnen später noch ganz andere Möglichkeiten, Ihren Angebotsbestand zu analysieren – und es sollte uns bewusst sein:
… die meisten unserer Aufträge resultieren aus unseren Angeboten - und den darin enthaltenen Preisen!
Daher sind die Angebote schon zu einem Großteil entscheidend für den Unternehmenserfolg!
… und in den Auswertungen wird ihnen viel zu wenig Bedeutung beigemessen …
Hier ein paar Beispiele für sinnvolle Analysen des Angebotsbestandes wie z.B.
+ Ein Vergleich der abgegebenen Angebotsvolumen über die Monate und im Jahresvergleich,
+ Vergleich der Angebote zwischen einzelnen Verkäufern/Kalkulatoren
+ Vergleich der Angebote mit einer Vorgabe des Unternehmens
+ Oder ein Vergleich der potentiell verkauften Stunden (noch im Angebotsstatus) zum Vorjahr,
+ Oder eine Übersicht über die Auslastung in Relation zur Kapazität über die nächsten 4 Monate
+ Überwachung von Fristen wie Abgabefristen oder Besprechungstermine
+ uvm. …
Teilweise auch grafisch aufbereitet:
Zweck des nächsten LPC-Tools LPC-STATIST ist, Verbesserungspotentiale im Bereich des Angebots- bzw. Auftragswesens aufzuspüren.
Letztlich sollte jedes Unternehmen wissen, bei welcher Art von Angeboten in der Vergangenheit überdurchschnittlich viele Aufträge generiert wurden UND bei welcher Art von Aufträgen in der Vergangenheit im Schnitt ein sehr guter Deckungsbeitrag erwirtschaftet wurde.
Nur so kann ein Unternehmen die Einschätzung treffen, auf welche Art von Aufträge man sich bei der Ausarbeitung und Abgabe von Angeboten stürzen sollte, also welche Auftrags-Typen Ihre "Rosinen" sind.
Viele weitere Interessante Lösungenen sind in Planung, wie z.B. eine Prämienlohnabrechnung !
Sprechen Sie mit uns über Ihre Ideen - wir freuen uns darauf und haben sicher ein offenes Ohr.
Für weitere Fragen zum LPC-Tool in Verbindung mit den passenden M•Soft Programmen steht Ihnen die Firma BRAUN – EDV im Handwerk unter 0049-8381-929209-0 oder info@edvimhandwerk.de jederzeit gerne zur Verfügung.
