Revisionssichere Ablage mit dem M•SOFT DMS

Bringen Sie Struktur in Ihre digitale Ablage. Mit dem Dokumentenmanagement-System M•SOFT DMS legen Sie Ihre eigene Ordnungsstruktur an und archivieren Ihre Eingangs- und Ausgangsbelege revisionssicher.

Mit der Einführung des M-Soft DMS setzt der Hersteller unserer Kalkulations- und Auftragssoftware M-Soft neue Maßstäbe was das Ablegen und Wiederfinden von Dokumenten aller Art betrifft.

Die Volltext-Suche verhält sich ähnlich clever, wie man es heute aus verschiedenen Internet-Suchmaschinen kennt.
So werden auch Dokumente gefunden, in denen die gesuchten Begriffe nicht exakt, aber ähnlich vorkommen, was das suchen immens vereinfacht.

Sogar ein mobiler Client ist in diesem DMS System enthalten, mit dem man sogar vom Smartphone aus Zugriff auf das gesamte Firmenarchiv hat.

Alle aus dem ERP M-Soft PASST.prime erstellten Ausdrucke werden vollautomatisch im Archiv abgelegt.
Auch die Eingangsrechnungen können bei der Verbuchung (für die Nachkalkulation, die Übergabe an die Fibu und den Zahlungsvorgang) bereits mit einem Barcode-Aufkleber versehen werden und damit erfolgt beim anschließenden scannen des Dokumentes eine vollautomatische Ablage im Archiv was ein arbeitsintensives „manuelles Verschlagworten“ überflüssig macht.

Die Fotos und Dokumentationen aus dem M-Soft Zeiterfassungssystem TIME4 werden selbstverständlich auch vollautomatisch im DMS System archiviert.

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Schluss mit den Papierbergen

Für eine revisionssichere Archivierung gilt:
ein digitaler Beleg wird digital archiviert und Papierbelege sind auch digital archivierungsfähig (Ausnahmen siehe hier).

Mit dem M•SOFT DMS erstellen Sie ein zentrales digitales Archiv für Ihr Unternehmen.
Von Personalakten über Angebote bis hin zu Rechnungen und E-Mails, die ganz einfach per Drag-and-Drop archiviert werden können.

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Sie suchen - M•SOFT DMS findet

  • Abgelegte Dokumente können verschlagwortet werden zur einfacheren Struktur und Wiederauffindbarkeit
  • Das Suchsystem scannt sowohl die Verschlagwortung als auch den Inhalte der archivierten Belege selbst.
  • Auch Fehler in der Suche (z.B. Rechnüng Müller) führen zum gewünschten Suchergebnis.
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Legen Sie Berechtigungen für die Einsicht in Dokumente fest

  • Gerade sensible Daten wie z.B. Personalakten dürfen nur von ausgewählten Mitarbeitern eingesehen werden.
  • Über eine Berechtigungsstruktur können Sie Dokumenten diese zuweisen.

Die Basis für eine revisionssichere Archivierung

  • M•SOFT DMS unterstützt eine digitale Archivierung nach den Vorgaben der GoBD
    (Grundsätzen zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff | Download Infoblatt).
  • Setzen Sie auf eine Langzeitspeicherung der Daten.
  • Profitieren Sie von einer Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten, denn nur dadurch ist die gesetzlich vorgegebene Unveränderbarkeit gegeben.

Das M•SOFT DMS unterstützt eine tiefe Integration in PASST.prime / Business five.

  • Dadurch können die Belege den einzelnen Vorgängen zugeordnet werden.
  • Über PASST.prime / Business five lassen sich die Belege direkt aufrufen.

Sie haben eine andere Auftragsbearbeitung / ERP-Lösung im Einsatz?
Sprechen Sie uns für eine Anbindung des M•SOFT DMS an.